新型コロナウイルスの影響に伴うNPO法人の社員総会の開催方法について
社員総会を通常どおり開催しづらい状況にありますので、ご自身の法人の定款の定めを確認し、下記を参考にしてください。
書面表決・電磁的方法による表決・表決委任の活用
社員総会を最少人数（要定款確認、概ね議長及び議事録署名人2名の計3名）で開催し、その他の社員は次の3つの方法例により意思表示をすることで、定款の定足数を満たし、総会を成立させることが可能です。
- 書面表決：総会資料に各議案ごとに意思表示できる任意の書面を同封し、賛否を記入のうえ返送してもらう。
- 電磁的方法による表決：総会資料を送付したうえで、電子メールにより、各議題についての賛否を送信してもらう。
- 表決の委任：総会に出席する社員（議長又は議事録署名人）に表決を委任することを記入し返送してもらう。
議事録は通常使われているものと変わりませんが、参考に添付します。→議事録
インターネット等を利用した会議の活用
社員が実際に集まらずとも、様々な新たなIT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。
みなし社員総会決議（社員総会決議の省略）の活用
理事や社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合に、その提案について社員全員が書面や電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、 当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす（みなし社員総会決議、以下「みなし総会」という。）ことが可能です。
ただし、みなし総会が成立するのは社員全員の同意の意思表示があった時のみです。
なお、通常の社員総会の議事録と記載すべき事項が少し異なりますので、下記『みなし総会議事録例』をご参照ください。
→みなし総会議事録例
※みなし総会は、今回のような非常時、緊急性のある場合のみの活用とするべきであり、平時は法の趣旨に基づき、「社員が法人業務に対して直接意思決定に参画できる極めて重要な位置づけ」である通常社員総会を毎年1回開催してください。